Văn hóa E-mail công sở

Dẫu chưa đạt tới “công lực thâm hậu” theo kiểu “nhất ngôn cửu đỉnh” (một lời nói nặng tựa chín đỉnh đồng), câu chữ trong e-mail vẫn có thể ứng vào… phím sa gà chết. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, viết e-mail cũng vậy.
Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là người có văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là gửi lức nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác, tương ứng là nhận lại sự tôn trọng. Có một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong e-mail công sở: 
1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được

Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là “ngay sau khi” cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.

2. Chủ đề

Không quá khó khăn để đặt tiêu đề cho email, nhưng rất nhiều người lại quên phần quan trọng này, chủ yếu do cẩu thả hoặc lười biếng. Chỉ cần cẩn thận một chút, kiểm tra email trước khi gửi đi, và nhớ đặt một tiêu đề bao quát nội dung email, bạn có thể giúp công việc được tiến hành nhanh chóng hơn. Người nhận email sẽ nắm rõ được nội dung cần trao đổi, đồng thời dễ dàng phân loại email, sau này cần tìm lại cũng dễ dàng hơn.

Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở e-mail. Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn e-mail, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.

Một lỗi khác cũng rất phổ biến, đó là tiêu đề email được đặt không hề ăn nhập gì với nội dung email. Lỗi này thường mắc phải khi người gửi reply hoặc reply all email cũ để tránh mất thời gian nhập lại địa chỉ. Lỗi này không chỉ khiến người nhận cảm thấy khó chịu, mà còn có thể khiến họ bỏ qua email, vì nghĩ rằng chủ đề cũ đã giải quyết xong. Nếu không muốn mất thời gian nhập địa chỉ lại, bạn có thể vẫn chọn chức năng reply, nhưng nhớ sửa tiêu đề và xóa nội dung cũ trước khi viết nội dung mới lên mail đó. Và, trước khi gửi email đi, nhớ kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo tiêu đề bao quát được nội dung.

3. Những lời tốt đẹp

Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng để bạn chứng tỏ thiện ý trong e-mail (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi e-mail. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards…; hoặc “Việt” hóa: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành.

4. Câu cú

E-mail không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là e-mail trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).

5. Cc, Bcc

Cc được viết tắt từ cụm từ “carbon copy” (“bản sao”). Người nào được nhập địa chỉ vào mục Cc sẽ nhận được một bản sao email khi bạn gửi đi, đồng thời họ cũng nhìn thấy địa chỉ mail của tất cả những người nhận khác cùng được nhập trong mục Cc. Vì vậy, trong trường hợp bạn muốn những người nhận email có thể tương tác hỗ trợ công việc với nhau, hoặc cảm thấy việc ẩn địa chỉ của họ là không cần thiết, thì hãy sử dụng chức năng Cc.

Còn Bcc được viết tắt từ cụm từ “blind carbon copy” (“bản sao ẩn”). Chức năng của Bcc tương tự như Cc, ngoại trừ việc người được nhập địa chỉ vào mục này sẽ chỉ nhìn thấy địa chỉ mail của mình, mà không thấy các địa chỉ mail khác trong Bcc. Trong các trường hợp tế nhị, không muốn cho người nhận biết họ cùng được gửi một nội dung tương tự như những người khác; hoặc khi cần gửi thông tin cho nhiều khách hàng, nhà cung cấp, đối tác… có tính cạnh tranh, bạn nên sử dụng chức năng này.

6. Mở đầu, kết luận và chữ kí

Đây là 3 phần cũng rất hay bị bỏ qua, hoặc thực hiện không đúng cách. Email không chỉ là phương thức truyền tải thông tin, mà còn là công cụ giao tiếp với các chuẩn mực văn minh nhất định. Vì vậy, bạn nên bắt đầu email bằng một câu chào thể hiện sự lịch sự, thân thiện; và kết thúc email bằng một lời chúc hoặc cảm ơn.

Phần chữ kí quan trọng vì nó giúp cho email của bạn trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn. Đồng thời, đây cũng là cách giúp cho người nhận mail có được một số thông tin cơ bản về bạn: tên họ, trực thuộc công ty, phòng ban nào, địa chỉ… Thậm chí, chữ kí còn phần nào thể hiện cá tính của bạn nữa.

7. Một số lưu ý khác:

– Nên trình bày các nội dung trong email một cách ngắn gọn và súc tích. Bố cục, cách phân đoạn và ngôn ngữ trong email cần rõ ràng và mạch lạc. Bạn có thể chia email thành nhiều đoạn nhỏ để dễ đọc, đồng thời tô đậm hoặc gạch chân những nội dung/cụm từ quan trọng.

– Đối với các tin qua trọng, bạn nên để tiêu đề thể hiện sự khẩn cấp.

– Lưu ý các lỗi chính tả cũng như việc dùng các biểu tượng cảm xúc trong email.

– Tập tin đính kèm nên có sự giải thích phù hợp. Tránh gửi kèm tập tin nhưng lại không hề nhắc đến điều đó trong nội dung email. Ngoài ra, bạn cũng cần đặt tên phù hợp, thể hiện chính xác nội dung cho tập tin đính kèm.

– Khi nhận được email, bạn hãy trả lời nhanh nhất có thể. Chậm nhất là trong vòng 24h kể từ khi nhận được email, bạn nên có phản hồi. Nếu không thể trả lời chi tiết ngay được, hãy sử dụng công cụ trả lời tự động, kèm theo thời gian hẹn chính xác cho việc trả lời email đó.

Trên đây là một số chia sẻ về cách sử dụng email hiệu quả. Có lẽ sẽ nhiều người cho rằng những quy tắc này quá cứng nhắc. Tuy nhiên, email là một công cụ giao tiếp, giúp bạn thể hiện hình ảnh văn minh, lịch sự của mình. Vì thế, hãy tạo cho mình những thói quen tốt khi dùng email.

P/s: “Send” không đơn giản là cú click!
Hãy tôn trọng Tiếng Việt có dấu khi viết E-mail

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

3 + 5 =